Dieselbe Aufgabe wird jede Woche von Hand gemacht
Angebotsdaten übertragen, Anfragen einsortieren, Statusmeldungen schreiben. Jede einzelne dauert Minuten, zusammen kosten sie Tage – und niemand zählt sie.
Ziel · Prozesse automatisieren
Automatisiere die Arbeit, die sich wiederholt.
Nicht jeder Prozess gehört automatisiert. Wir wählen mit dir eine Aufgabe, die sich wiederholt, klären Nutzen und Fehlerkosten, prüfen die Daten, bauen einen Piloten, behandeln Randfälle – und benennen einen Owner.
Shop analysieren lassen
Erstgespräch – wir finden die eine Aufgabe, mit der der Pilot beginnt.
Woran du es merkst
Drei Zeichen, dass Automatisierung überfällig ist – oder falsch angefangen wurde
Es wurde automatisiert, was selten vorkommt
Viel Aufwand für einen Sonderfall, der dreimal im Jahr auftritt. Die häufige, langweilige Aufgabe läuft weiter manuell.
Die Automatisierung kennt keine Randfälle
Sie funktioniert für den Standardfall. Bei einer Ausnahme macht sie stillschweigend etwas Falsches – und niemand ist zuständig.
So gehen wir vor
Von der Aufgabe zum Piloten mit Owner
Beispielhafter Ablauf. Welche Aufgabe zuerst kommt, entscheiden Häufigkeit, Nutzen und Datenlage – nicht die Technik.
- 01
Aufgabe auswählen
Häufig, regelbasiert, klar abgegrenzt. Wir sammeln Kandidaten mit dem Team und wählen eine – nicht fünf.
- 02
Nutzen und Fehlerkosten klären
Was spart die Automatisierung an Zeit? Was kostet ein Fehler? Beides zusammen entscheidet, wie viel Absicherung nötig ist.
- 03
Daten prüfen
Sind die benötigten Daten vorhanden, vollständig und im richtigen System? Wenn nicht, beginnt die Arbeit dort.
- 04
Pilot bauen
Die Aufgabe wird für den Standardfall automatisiert – mit menschlicher Freigabe an der kritischen Stelle und vereinbarten Testkriterien.
- 05
Randfälle behandeln
Was passiert bei fehlenden Daten, unklaren Eingaben oder Systemfehlern? Jeder Randfall bekommt einen definierten Weg, meist zu einem Menschen.
- 06
Owner benennen
Eine Person überwacht die Automatisierung, erhält Fehlermeldungen und entscheidet über Anpassungen.
Was du in der Hand hältst
Ein Pilot, der im Alltag läuft
Aufgabenauswahl mit Begründung
Warum diese Aufgabe zuerst – Häufigkeit, Nutzen, Fehlerkosten, Datenlage.
Laufender Pilot
Die automatisierte Aufgabe mit Freigabepunkten und Testkriterien.
Randfallliste
Erkannte Ausnahmen und ihr definierter Weg.
Betriebsregelung mit Owner
Wer überwacht, wer Fehlermeldungen bekommt, wer über Ausweitung entscheidet.
Einordnung
Wir automatisieren keine Entscheidungen. Wir automatisieren Vorbereitung.
Wo Geld, Kunden oder Verträge betroffen sind, entscheidet ein Mensch. Die Automatisierung übernimmt das Sammeln, Übertragen und Vorbereiten – und meldet, wenn etwas nicht passt. Wir nennen keine Zeitersparnis in Prozent.
Häufige Fragen
Klar beantwortet.
Welche Aufgabe eignet sich für den ersten Piloten?
Eine, die häufig vorkommt, klaren Regeln folgt und deren Fehlerkosten überschaubar sind. Das ist selten die spektakulärste – aber die, bei der der Nutzen schnell sichtbar wird.
Brauchen wir dafür KI?
Nicht immer. Viele Aufgaben lassen sich mit einfachen Regeln automatisieren. KI kommt dort zum Einsatz, wo Eingaben unstrukturiert sind – etwa bei der Vorqualifizierung von Anfragen. Wir wählen das Werkzeug nach der Aufgabe.
Was passiert, wenn der Pilot nicht funktioniert?
Dann zeigen die Testkriterien, woran es lag: an den Daten, an der Aufgabenwahl oder an Randfällen. Ihr entscheidet, ob ihr anpasst oder beendet – ohne dass etwas im Betrieb hängen bleibt.
